Flasker til messe: sjekklisten før standen åpner

Start med besøkstallet standen realistisk får, ikke messens totale besøkstall. En brukbar tommelfingerregel er én flaske per samtale, pluss det standpersonalet selv drikker gjennom dagen. Legg til en reserve for siste dag, som er dagen det pleier å bli tomt.

Minste bestilling hos Pure Arctic er 120 flasker. Derfra trappes prisen ned i faste trinn, ved 240, 480, 720 og videre oppover. Trinnene betyr at et lite hopp i antall noen ganger senker prisen per flaske, så det er verdt å se på trinnet over det første regnestykket før bestillingen legges.

Overskuddet blir sjelden et problem. Flasker som ikke gikk ut på standen fungerer i resepsjonen, på neste kundemøte eller i en velkomstpakke til nyansatte, og de har ingen utløpsdato som presser. En stand som gikk tom klokken elleve har derimot ingen reserve å hente inn fra, og den timen kommer ikke tilbake.

Datoen som styrer alt er ikke bestillingsdatoen. Det er dagen korrekturet blir godkjent. Pure Arctic leverer senest dag 10 etter godkjent korrektur, og produksjonen starter aldri før godkjenningen er inne.

Legg derfor godkjenningen tidlig nok til at det er rom for en revisjon. To korrekturrevisjoner er inkludert. Den vanligste forsinkelsen er ikke produksjon, det er et korrektur som ligger og venter på en godkjenning internt hos bestilleren.

Avklar derfor på forhånd hvem som skal godkjenne, og hva som skjer hvis den personen er på ferie den uken korrekturet kommer. Én navngitt person med fullmakt, og en vara, er nok. Det er den enkleste forsikringen mot at en messe blir stående uten flasker fordi en e-post lå ulest i tre dager.

0,33 liter er formatet for korte samtaler og fulle hender. Den er lett å ta med videre i messeposen, og den blir sjelden stående halvfull igjen på et bord. 0,5 liter passer der folk blir stående en stund, i et standmøte eller på et seminar.

Skal flasken deles ut ved inngangen til standen, vinner det minste formatet. Skal den stå foran noen gjennom et helt møte, vinner det største. Begge størrelsene finnes i samme varianter, så valget handler om situasjonen og ikke om utvalget.

Husk også vekten. Vann er tungt, og en pall med flasker skal både fram til messehallen og bæres inn på standen. Sjekk hvordan messen håndterer varemottak, når godset kan leveres, og om det finnes lagerplass bak standen. En leveranse som står låst inne i et varemottak til dagen etter åpningen hjelper ingen.

En flaske med bare en logo er en flaske. En flaske med en logo og en vei videre er et kontaktpunkt. En kort nettadresse eller en QR-kode på etiketten gir mottakeren et sted å gå etter at standen er pakket ned og messeposen er tømt på et kjøkkenbord.

Hold budskapet kortere enn det føles riktig. Én linje som forklarer hvorfor mottakeren skulle bry seg gjør mer enn tre linjer som forklarer hva bedriften driver med.

Den samme flasken kan dessuten brukes på flere arrangementer i året, så lenge etiketten ikke låser den til en enkelt dato. Et design uten årstall eller messenavn kan gå rett videre til neste anledning, og da blir et større opplag både billigere per flaske og enklere å planlegge.

Fem punkter, gjennomgått i god tid, holder leveransen unna den siste uken før messen.