Flaskor till mässa: checklistan innan montern öppnar

Börja med de besökssiffror montern realistiskt får, inte mässans totala besökssiffror. En användbar tumregel är en flaska per samtal, plus det monterpersonalen själv dricker under dagen. Lägg till en reserv för sista dagen, som är den dag det brukar ta slut.

Minsta beställning hos Pure Arctic är 120 flaskor. Därifrån trappas priset ned i fasta steg, vid 240, 480, 720 och vidare uppåt. Stegen betyder att ett litet hopp i antal ibland sänker priset per flaska, så det är värt att titta på steget ovanför den första uträkningen innan beställningen läggs.

Överskottet blir sällan ett problem. Flaskor som inte gick åt i montern fungerar i receptionen, på nästa kundmöte eller i ett välkomstpaket till nyanställda, och de har inget utgångsdatum som pressar. En monter som tog slut klockan elva har däremot ingen reserv att hämta in från, och den timmen kommer inte tillbaka.

Datumet som styr allt är inte beställningsdatumet. Det är dagen korrekturet blir godkänt. Pure Arctic levererar senast dag 10 efter godkänt korrektur, och produktionen startar aldrig innan godkännandet är inne.

Lägg därför godkännandet tillräckligt tidigt för att det ska finnas utrymme för en revision. Två korrekturrevisioner ingår. Den vanligaste förseningen är inte produktion, det är ett korrektur som ligger och väntar på ett godkännande internt hos beställaren.

Klargör därför i förväg vem som ska godkänna, och vad som händer om den personen är på semester den vecka korrekturet kommer. En namngiven person med fullmakt, och en ersättare, räcker. Det är den enklaste försäkringen mot att en mässa blir stående utan flaskor för att ett e-postmeddelande låg oläst i tre dagar.

0,33 liter är formatet för korta samtal och fulla händer. Den är lätt att ta med vidare i mässkassen, och den blir sällan stående halvfull kvar på ett bord. 0,5 liter passar där folk blir stående en stund, i ett montermöte eller på ett seminarium.

Ska flaskan delas ut vid ingången till montern vinner det minsta formatet. Ska den stå framför någon under ett helt möte vinner det största. Båda storlekarna finns i samma varianter, så valet handlar om situationen och inte om utbudet.

Tänk också på vikten. Vatten är tungt, och en pall med flaskor ska både fram till mässhallen och bäras in i montern. Kontrollera hur mässan hanterar godsmottagning, när godset kan levereras, och om det finns lagerplats bakom montern. En leverans som står inlåst i en godsmottagning till dagen efter öppningen hjälper ingen.

En flaska med bara en logotyp är en flaska. En flaska med en logotyp och en väg vidare är en kontaktpunkt. En kort webbadress eller en QR-kod på etiketten ger mottagaren ett ställe att gå till efter att montern är nedpackad och mässkassen är tömd på ett köksbord.

Håll budskapet kortare än vad som känns rätt. En rad som förklarar varför mottagaren skulle bry sig gör mer än tre rader som förklarar vad företaget sysslar med.

Samma flaska kan dessutom användas på flera arrangemang under året, så länge etiketten inte låser den till ett enda datum. En design utan årtal eller mässnamn kan gå rakt vidare till nästa tillfälle, och då blir en större upplaga både billigare per flaska och enklare att planera.

Fem punkter, genomgångna i god tid, håller leveransen borta från den sista veckan före mässan.