Fra design til levering: slik fungerer bestillingen

Bestillingen begynner i designeren. Der velges størrelse og variant, logoen lastes opp, og flasken vises i 3D mens designet endres. Antallet styrer prisen, og prisen oppdateres i samme skjermbilde, så det finnes ikke et tillegg som først dukker opp i kassen.

Designet kan lagres og hentes fram igjen senere. Det er nyttig når flere i bedriften skal se på det før noen legger inn bestillingen, og det gjør at et påbegynt design ikke går tapt fordi noen måtte i et møte.

Det er også her antallet bør settes. Prisen følger en trapp med faste trinn, så et antall som ligger like under et trinn kan koste mer per flaske enn et litt større opplag. Å prøve to eller tre antall i designeren tar et halvt minutt, og det er den enkleste måten å se hvor trinnene ligger.

Når bestillingen er lagt, går det en ordrebekreftelse på e-post innen 15 minutter. Den inneholder ordrenummer og en oppsummering av det som er bestilt: variant, antall, design og leveringsadresse.

Bekreftelsen er kvitteringen på at ordren er registrert. Den er ikke en godkjenning av trykket. Den kommer i neste steg, og den er det bedriften selv som gir.

Gå likevel gjennom bekreftelsen med en gang den kommer. Antall, variant og leveringsadresse er lettest å rette opp i denne fasen, før ordren har beveget seg videre. Kommer det ingen bekreftelse innen et kvarter, er det verdt å sjekke søppelposten før noen legger inn bestillingen på nytt.

Pure Arctic sender et korrektur som viser hvordan trykket faktisk blir. Bestilleren går gjennom det og godkjenner, eller ber om en revisjon. To revisjoner er inkludert i ordren.

Produksjonen starter aldri uten godkjent korrektur. Det er en bevisst brems. En feil som fanges i korrekturet koster en e-post, mens den samme feilen oppdaget etter produksjon koster en hel ordre.

Bruk gjennomgangen på det som faktisk kan gå galt: stavemåten i firmanavnet, riktig logoversjon, at nettadressen på etiketten virker, og at fargen er den bedriften bruker ellers. Det er de feilene som er dyre, og de er alle synlige i korrekturet.

Etter godkjenningen går ordren til produksjon, og bekreftet leveringsdato meldes tilbake til bestilleren. Leveringsløftet er senest dag 10 etter godkjent korrektur. Det er godkjenningsdatoen som starter klokken, ikke datoen bestillingen ble lagt, og det er den forskjellen som er verdt å planlegge etter når flaskene skal rekke en bestemt dag.

Underveis skal ingen trenge å spørre om status. Pure Arctic melder fra ved hvert steg, også når noe avviker fra planen, og særlig da. En kunde som må ringe for å finne ut hvor ordren står, har allerede fått dårligere service enn avtalt.

Godset sendes til adressen som ble oppgitt i bestillingen, med sporing der det er tilgjengelig. Når leveringen er bekreftet, sendes fakturaen. Aldri før.

En uke senere kommer en kort oppfølging. Den finnes for at neste bestilling skal gå raskere enn den første, og for at eventuelle avvik skal komme fram mens de fortsatt er ferske. Er det noe med leveransen som ikke stemmer, er det bedre å si det da enn å la det ligge til neste gang.

Selve prosessen krever lite av bestilleren, men de fire punktene under er de som faktisk flytter ordren videre. Ligger de klare fra start, går resten av seg selv.